Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip

Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip

Du hast unfassbar viel Arbeit auf dem Tisch? Du weißt nicht, wo du anfangen sollst, um den Berg zu bewältigen? Dann versuche es doch mal mit dem Eisenhower-Prinzip.

Wir alle kennen schlaue Sprüche wie…

„Erledige das Wichtigste zuerst.“

Aber mal ehrlich: wem helfen diese Binsenweisheiten, wenn…

  • nahezu alle Aufgaben auf deiner Liste mit „Prio 1“ bearbeitet werden sollen?
  • sämtliche To-Do’s enge Deadlines haben?
  • du aufgrund von Meetings und ständigen Unterbrechungen gar nicht zum Abarbeiten kommst?
  • alles und jeder an dir zieht und zerrt?

Gerade, wenn du neu im Unternehmen oder in deiner Position bist, kannst du oftmals noch gar nicht abschätzen, welche Tätigkeit für wen oder wofür wichtig ist.

Dennoch möchtest du keine Fehler machen. Du möchtest dich beruflich entwickeln. Deine Karrierepläne zielstrebig verfolgen.

Durch wiederholtes Verzetteln und das unpünktliche Abliefern von Arbeitsergebnisse wirst du wohl kaum das Vertrauen deines Vorgesetzten gewinnen.

Doch was tun, um im neuen Job auch in Sachen Zeitmanagement von Anfang an richtig zu punkten?

Was das Eisenhower-Prinzip ist

Eine einfache, aber ausgesprochen wirkungsvolle Methode ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower.

Eisenhower soll äußerst effizient nach dieser Methode gearbeitet und sie an seine Mitarbeiter weitergegeben haben.

Das Prinzip ist simpel: Du stufst jede anfallende Aufgabe ganz einfach mittels der nachfolgenden 4-Felder-Matrix ein:

EisenhowerPrinzip_MonikaBeyer

 

Unterschieden wird also lediglich zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben.

 

Wie das Eisenhower-Prinzip zu verstehen ist

Um deine anstehenden Aufgaben richtig einzusortieren, können dir folgende Fragen helfen:

 

  • Ist die Aufgabe an eine zeitnahe Deadline gebunden?

    Wenn dies der Fall ist, so ist die Aufgabe als dringend

    Es spielt keine Rolle, wann du diese Aufgabe erledigst? Dann ist ihre Abarbeitung offensichtlich zeitunkritisch und nicht dringend.

  • Dient das Abarbeiten der Aufgabe deiner eigenen Zielerreichung?

    Wenn dich die Erledigung dieser Aufgabe deinen beruflichen Zielen näher bringt, dann ist sie eindeutig als wichtig zu kategorisieren.

    Das ist nicht der Fall? Klare Entscheidung: Unwichtig!

Wie du das das Eisenhower-Prinzip richtig anwendest

Anhand dieser ersten Einschätzung geht es nun daran, deine Aufgaben den Feldern der Matrix richtig zuzuordnen.

 

1) Eisenhower-Prinzip: A-Aufgaben – wichtig und dringend

Die Aufgabe ist wichtig für deine persönliche Zielerreichung und zudem zeitlich dringend?

Dann kümmere dich sofort und persönlich darum. So gehst du sicher, dass sie pünktlich und vollumfänglich erledigt wird.

Aufgaben, die wichtig und dringend zugleich sind, haben für deine berufliche Entwicklung einen sehr großen Hebel.

2) Eisenhower-Prinzip: B-Aufgaben – wichtig, jedoch nicht dringend

Die Aufgabe ist für dein persönliches Fortkommen von großer Bedeutung, jedoch nicht dringend? Dann gehört sie gedanklich in dieses Feld sortiert.

Plane für die Erledigung eine konkrete Zeit ein, in der du dich ungestört und konzentriert persönlich darum kümmerst.

3) Eisenhower-Prinzip: C-Aufgaben – unwichtig, aber dringend

Bedauerlicherweise bringt dich diese Aufgabe nicht besonders voran, dennoch soll sie mit hoher Priorität bearbeitet werden. Ein häufiger Grund: Jemand wartet auf dein Arbeitsergebnis, weil es seiner eigenen Zielsetzung dient.

Wenn du die Möglichkeit hast derartige Aufgaben an kompetente Mitarbeiter zu delegieren, solltest du die Chance nutzen.

Oftmals hilft auch schon Unterstützung durch fähige und motivierte Kollegen bei der Erledigung dieser Aufgabe.

4) Eisenhower-Prinzip: D-Aufgaben – weder wichtig noch dringend

Hier finden sich Aufgaben, die die Welt nicht braucht. Schiebe diese Aufgabe gedanklich gleich zur Seite und erledige sie bloß nicht. Zeitverschwendung!

 

Worauf du beim Eisenhower-Prinzip achten solltest

Wie viele Methoden hat auch das Eisenhower-Prinzip Stärken und Schwächen.

Bei konsequenter Anwendung der Methode wirst du…

  • dein Zeitmanagement stetig optimieren, indem du lernst Aufgaben besser einzuschätzen und zu priorisieren.
  • deutlich an der Effektivitäts- und Effizienzschraube drehen und bessere Ergebnisse abliefern.
  • motivierter an deine Arbeit gehen und Aufschieberitis bzw. Prokrastination in den Griff bekommen.

Bei den zahlreichen Vorteilen des Eisenhower-Prinzips birgt die Methode jedoch auch eine Gefahr: Stets dringlichen Aufgaben den Vorzug zu lassen – ungeachtet ihrer Wichtigkeit.
Sei daher vorsichtig, wenn hinsichtlich der Deadlines deiner Aufgaben konstant Druck aufgebaut wird.

Gerade in stressigen und hektischen Situationen neigen viele Menschen im Job dazu, alle dringenden Aufgaben sofort persönlich zu erledigen. Selbst dann, wenn sie langfristig völlig unwichtig sind.

Achte daher besonders in solchen Momenten den Schwerpunkt eher auf die Wichtigkeit der Aufgabe zu legen und dich weniger von der Dringlichkeit bedrängen zu lassen.

So verhinderst du, dass du deine Zeit falsch investierst und wertvolle Chancen verschenkst dich beruflich zu entwickeln.

Praxistipp

Geht dir das auch so? In der Informationsflut der heutigen Zeit wird es immer schwieriger, sich etwas zu merken.

Auch die großartigsten Tools und Methoden sind schnell aus dem Sinn, sobald im Job längerfristig Job und Hektik einsetzen.

Gerne möchte ich dir dabei helfen, dich im richtigen Moment wieder an das Eisenhower-Prinzip zu erinnern.

Daher habe ich ein kleines Geschenk für dich: Das Eisenhower-Prinzip als Download. Geh am besten wie folgt vor:

  • Matrix des Eisenhower-Prinzips downloaden
  • Ausdrucken – am besten in Farbe. So wirkt die Grafik ansprechender und dekorativer an deinem Arbeitsplatz. Außerdem behältst sie aufgrund der Farbigkeit besser im Kopf, sodass du die Methode schneller verinnerlichst.
  • Hänge dir den Ausdruck gut sichtbar über den Schreibtisch oder lege ihn während der Arbeit daneben. So hast du das Eisenhower-Prinzip stets vor Augen und kannst neu anfallende Aufgaben direkt danach kategorisieren.

Fazit

Dich beschleicht das Gefühl, dass der Arbeitsberg unüberwindbar wird? Die Hektik tut ihr Übriges um die Situation hoffnungslos erscheinen zu lassen?

Dann versuche doch einfach mal, ob das Eisenhower-Prinzip dir weiterhelfen kann.

Zuallererst aber bekomme den Kopf frei. Ich denke in solchen Situationen oft an ein chinesisches Sprichwort:

„Wenn du in Eile bist, gehe langsam.“

Hol dir also erst einmal einen frischen Kaffee oder geh kurz raus. Atme ein paar Mal tief durch und dann mach dich frisch motiviert ran.

Nimm dir den Ausdruck des Eisenhower-Prinzips zur Hand und stufe jede einzelne Aufgabe ein. Achte dabei vorrangig auf deren Wichtigkeit und erst im zweiten Schritt nach Dringlichkeit.

Alles andere solltest du versuchen zu delegieren oder bewusst liegen zu lassen. Das gilt generell für alles Unwichtige. Denn das sind die Dinge, die dich daran hindern dich beruflich zu entwickeln.

 

Zeitmanagement-Tools gibt es wie Sand am Meer. Was dir am besten hilft, weißt du selbst am besten.

Mein Tipp: Probiere möglichst viel aus. Dann probiere noch mehr aus. Bleib am Ende konsequent bei dem, was sich für dich bewährt hat.

Jeder Mensch ist anders und jeder hat seine Methoden, mit denen er selbst gut zurechtkommt. Finde du deinen eigenen Weg und bleib diesem dann treu.

 

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Deine MonikaBeyerCoach

2018-07-12T17:46:09+00:00

About the Author:

Nach einem Unfall mit Mitte Zwanzig erhält Monika Beyer die Diagnose Berufsunfähigkeit. Ein Leben im Rollstuhl ist vorprogrammiert, doch dieses Schicksal akzeptiert sie nicht. Mit Ehrgeiz und Disziplin erkämpft sie ihre Gesundheit zurück. Es folgt eine bemerkenswerte persönliche und berufliche Entwicklung. Zehn Jahre später ist sie längst in den Beruf zurückgekehrt und erfolgreicher und glücklicher als je zuvor. Heute unterstützt sie mit Leidenschaft, Klarheit und Charisma andere Menschen dabei, beruflichen Erfolg zu realisieren und ein selbstbestimmtes, erfülltes Leben zu leben.