Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip

Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip

Sie haben unfassbar viel Arbeit auf dem Tisch? Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, um den Arbeitsberg zu bewältigen? Dann versuchen Sie es doch mit dem Eisenhower-Prinzip.

Wir alle kennen schlaue Sprüche wie…

„Erledige das Wichtigste zuerst.“

Aber mal ehrlich: wem helfen diese Binsenweisheiten, wenn…

  • nahezu alle Aufgaben auf Ihrer Liste mit „Prio 1“ bearbeitet werden sollen?
  • sämtliche To-Do’s enge Deadlines haben?
  • Sie aufgrund von Meetings und ständigen Unterbrechungen nicht zum Abarbeiten kommen?
  • alles und jeder an Ihnen zieht und zerrt?

Gerade, wenn Sie neu im Unternehmen oder in Ihrer Führungsposition sind, können Sie oftmals noch gar nicht abschätzen, welche Tätigkeit für wen oder wofür wichtig ist.

Dennoch möchten Sie verständlicherweise keine Fehler machen. Sie möchten sich beruflich entwickeln. Ihre Karrierepläne zielstrebig verfolgen.

Durch wiederholtes Verzetteln und das unpünktliche Abliefern von Arbeitsergebnisse werden Sie wohl kaum das Vertrauen Ihres Vorgesetzten gewinnen.

Doch was tun, um im neuen Job auch in Sachen Zeitmanagement von Anfang an richtig zu punkten?

Was das Eisenhower-Prinzip ist

Eine einfache, aber ausgesprochen wirkungsvolle Methode ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower.

Eisenhower soll äußerst effizient nach dieser Methode gearbeitet und sie an seine Mitarbeiter weitergegeben haben.

Das Prinzip ist simpel: Sie stufen jede anfallende Aufgabe ganz einfach mittels der nachfolgenden 4-Felder-Matrix ein:

EisenhowerPrinzip_MonikaBeyer

 

Unterschieden wird also lediglich zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben.

 

Wie das Eisenhower-Prinzip zu verstehen ist

Um Ihre anstehenden Aufgaben richtig einzusortieren, können Ihnen folgende Fragen helfen:

 

  • Ist die Aufgabe an eine zeitnahe Deadline gebunden?

    Wenn dies der Fall ist, so ist die Aufgabe als dringend.

    Es spielt keine Rolle, wann Sie diese Aufgabe erledigen? Dann ist ihre Abarbeitung offensichtlich zeitunkritisch und nicht dringend.

  • Dient das Abarbeiten der Aufgabe Ihrer eigenen Zielerreichung?

    Wenn Sie die Erledigung dieser Aufgabe deinen beruflichen Zielen näher bringt, dann ist sie eindeutig als wichtig zu kategorisieren.

    Das ist nicht der Fall? Klare Entscheidung: Unwichtig!

Wie Sie das das Eisenhower-Prinzip richtig anwenden

Anhand dieser ersten Einschätzung geht es nun daran, Ihre Aufgaben den Feldern der Matrix richtig zuzuordnen.

 

1) Eisenhower-Prinzip: A-Aufgaben – wichtig und dringend

Die Aufgabe ist wichtig für Ihre persönliche Zielerreichung und zudem zeitlich dringend?

Dann kümmern Sie sich SOFORT und persönlich darum. So gehst Sie auf Nummer sicher, dass sie pünktlich und vollumfänglich erledigt wird.

Aufgaben, die wichtig und dringend zugleich sind, haben für Ihre berufliche Entwicklung einen sehr großen Hebel.

2) Eisenhower-Prinzip: B-Aufgaben – wichtig, jedoch nicht dringend

Die Aufgabe ist für Ihr persönliches Fortkommen von großer Bedeutung, jedoch nicht dringend? Dann gehört sie gedanklich in dieses Feld sortiert.

Planen Sie für die Erledigung eine konkrete Zeit ein, in der Sie sich ungestört und konzentriert persönlich darum kümmern.

3) Eisenhower-Prinzip: C-Aufgaben – unwichtig, aber dringend

Bedauerlicherweise bringt Sie diese Aufgabe nicht besonders voran. Dennoch soll sie mit hoher Priorität bearbeitet werden. Ein häufiger Grund: Jemand wartet auf Ihr Arbeitsergebnis, weil es seiner eigenen Zielsetzung dient.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, derartige Aufgaben an kompetente Mitarbeiter zu delegieren, sollten Sie die Chance nutzen.

Oftmals hilft auch schon Unterstützung durch fähige und motivierte Mitarbeiter bei der Erledigung dieser Aufgabe.

4) Eisenhower-Prinzip: D-Aufgaben – weder wichtig noch dringend

Hier finden sich Aufgaben, die die Welt nicht braucht. Schieben Sie diese Aufgabe gedanklich gleich zur Seite und erledigen Sie sie bloß nicht. Zeitverschwendung!

 

Worauf Sie beim Eisenhower-Prinzip achten sollten

Wie viele Methoden hat auch das Eisenhower-Prinzip Stärken und Schwächen.

Bei konsequenter Anwendung der Methode werden Sie…

  • Ihr Zeitmanagement stetig optimieren, indem Sie lernen Aufgaben besser einzuschätzen und zu priorisieren.
  • deutlich an Ihrer Effektivitäts- und Effizienz-Schraube drehen und bessere Ergebnisse abliefern.
  • motivierter an Ihre Arbeit gehen und Aufschieberitis bzw. Prokrastination in den Griff bekommen.

Bei den zahlreichen Vorteilen des Eisenhower-Prinzips birgt die Methode jedoch auch eine Gefahr: Stets dringlichen Aufgaben den Vorzug zu lassen – ungeachtet ihrer Wichtigkeit.

Seien Sie daher vorsichtig, wenn hinsichtlich der Deadlines deiner Aufgaben konstant Druck aufgebaut wird.

Gerade in stressigen und hektischen Situationen neigen viele Menschen im Job dazu, alle dringenden Aufgaben sofort persönlich zu erledigen. Selbst dann, wenn sie langfristig völlig unwichtig sind.

Legen Sie daher in solchen Momenten den Schwerpunkt besonders auf die Wichtigkeit der Aufgabe und lassen Sie sich nicht von Dringlichkeit bedrängen .

So verhindern Sie, dass Sie Ihre Zeit falsch investieren und wertvolle Chancen verschenken, um sich beruflich zu entwickeln.

Praxistipp

Geht Ihnen das auch so? In der Informationsflut der heutigen Zeit wird es immer schwieriger, sich etwas zu merken.

Auch die großartigsten Tools und Methoden sind schnell aus dem Sinn, sobald im Job längerfristig Job und Hektik einsetzen.

Gerne helfe ich Ihnen dabei, sich im richtigen Moment wieder an das Eisenhower-Prinzip zu erinnern.

Daher habe ich ein kleines Geschenk für Sie: Das Eisenhower-Prinzip als Download. Gehen Sie am besten wie folgt vor:

  • Matrix des Eisenhower-Prinzips downloaden
  • Ausdrucken – am besten in Farbe. So wirkt die Grafik ansprechender und dekorativer an Ihrem Arbeitsplatz. Außerdem behalten Sie sie aufgrund der Farbigkeit besser im Kopf, sodass Sie die Methode schneller verinnerlichen.
  • Hängen Sie sich den Ausdruck gut sichtbar über Ihren Schreibtisch oder legen Sie ihn während der Arbeit daneben. So haben Sie das Eisenhower-Prinzip stets vor Augen und können neu anfallende Aufgaben direkt danach kategorisieren.

Fazit

Sie beschleicht das Gefühl, dass der Arbeitsberg unüberwindbar wird? Die Hektik tut ihr Übriges um die Situation hoffnungslos erscheinen zu lassen?

Dann versuchen Sie doch einfach mal, ob das Eisenhower-Prinzip Ihnen weiterhelfen kann.

Zuallererst aber bekommen Sie den Kopf frei. Ich denke in solchen Situationen oft an ein chinesisches Sprichwort:

„Wenn du in Eile bist, gehe langsam.“

Holen Sie sich also erst einmal einen frischen Kaffee oder verlassen Sie kurz das Gebäude, um Abstand zu gewinnen. Gehen Sie eine Runde. Atmen Sie ein paar Mal tief durch. Dann können Sie sich frisch motiviert an die Arbeit machen.

Nehmen Sie den Ausdruck des Eisenhower-Prinzips zur Hand und stufen Sie jede einzelne Aufgabe ein. Achten Sie dabei vorrangig auf deren Wichtigkeit und erst im zweiten Schritt auf die Dringlichkeit.

Versuchen Sie alles andere an Mitarbeiter zu delegieren oder bewusst liegen zu lassen. Das gilt generell für alles Unwichtige. Denn das sind die Dinge, die Sie daran hindern sich beruflich zu entwickeln.

 

Zeitmanagement-Tools gibt es wie Sand am Meer. Was Ihnen am besten hilft, wissen Sie selbst am besten.

Mein Tipp: Probieren Sie möglichst viel aus. Dann probieren Sie noch mehr aus. Erst wenn, Sie die für Sie ideale Methode gefunden haben, sollten Sie konsequent bei der bleiben, die sich für Sie bewährt hat.

Jeder Mensch ist anders und jeder hat seine Methoden, mit denen er selbst gut zurechtkommt. Finden Sie Ihren eigenen Weg und bleiben Sie diesem treu.

 

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Ihre
MonikaBeyer-StrategieberatungTrainingWorkshopBusinessCoaching

2018-08-27T18:27:58+00:00

About the Author:

Monika Beyer
Monika Beyer ist Diplom-Kommunikationswirtin BAW und Strategieberaterin. Schwerpunktmäßig unterstützt sie mittelständische Unternehmen dabei, das Unternehmen, seine Führungskräfte und Teams zu entwickeln. Ihr besonderer Fokus liegt auf Motivation und -kommunikation. Praktische Erfahrung sammelte sie als Projektmanagerin für Mittelständler (KMU) und Konzerne - unter anderem im Rahmen von Mergers & Acquisitions (M&A). Als Strategieberaterin, Trainerin und Coach steht Monika Beyer für agile Führung, wertschätzende Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung als Schlüssel zu nachhaltiger Wettbewerbsfähigkeit.