Wie Sie ein Projekt heimlich vorbereiten

Wie Sie ein Projekt heimlich vorbereiten

Sie haben Ihr erstes Projekt auf dem Tisch und wissen nicht so recht, wo und wie anfangen?

Worauf es gerade am Anfang ankommt, zeige ich Ihnen im Folgenden.

Früher oder später gelangen Sie im neuen Unternehmen oder der neuen Position an den Punkt, an dem Sie erstmals Projektverantwortung übertragen bekommen.

Das ist wunderbar! Sie haben jetzt die Gelegenheit Ihr Können richtig unter Beweis zu stellen – sowohl fachlich als auch Ihre Führungsfähigkeiten.

Ihnen wird bei dem Gedanken an die neue Aufgabe flau im Magen?

Nicht zu Unrecht, denn mit großen Chancen gehen auch einige Risiken einher. Denn gerade, wenn Sie neu in der (Projekt-) Führungsrolle sind und vielleicht noch nicht so fest im Sattel sitzen, kann viel schiefgehen.

Machen Sie sich dennoch keine Sorgen: Ihr Vorgesetzter hat Ihnen die Aufgabe übertragen, weil Sie entweder bereits ausreichend Vorkenntnisse in diesem Bereich haben oder er es Ihnen einfach zutraut.

Sie möchten diese Chance ergreifen und richtig brillieren? Sehr gut.

Dann ist es umso wichtiger, dass Sie das Projekt richtig vorbereiten. Dabei werden Sie in der Praxis allerdings schnell auf einige Hindernisse stoßen.

Weshalb gute Vorbereitung für Ihr Projekt so wichtig ist

Im Idealfall haben Sie sich in der Vergangenheit bereits Projektmanagement-Wissen angeeignet oder bringen erste Erfahrung mit.

In beiden Fällen wissen Sie es sicherlich längst: Die Projektvorbereitungsphase ist für den Projekterfolg exorbitant wichtig. Doch die Realität sieht meist ganz anders aus als die schöne Theorie.

Denn zu dem Zeitpunkt an dem Ihnen die Ehre zu Teil wird, Ihr erstes Projekt als Projektmanager zu begleiten, ist vieles bereits gesetzt:

  • Das Projekt hat – oftmals völlig überstürzt – gestartet.
  • In der Regel sind der Projektstatus sowie etwaige Arbeitsstände bereits vergebener Aufgaben unklar in Ermangelung einer Projektstruktur, vorab definierter Arbeitspakete oder von Timings.
  • Das Projektteam steht fest und wurde partiell gebrieft. Aber wer hat nun bis wann welche Aufgabe zu erledigen? Das ist das Rätsel, das es seitens des frisch gebackenen Projektmanagers zu lösen gilt.
  • Die ersten Projektmitglieder arbeiten bereits mehr oder minder motiviert, in den meisten Fällen jedoch völlig unkoordiniert an irgendwelchen Arbeitspaketen. Und oftmals auch an Aufgaben, die laut aktuellem Planstand (falls selbiber vorhanden ist) längst überholt sind.
  • Andere wissen wiederum noch nichts von ihrem Glück Teil des Projektteams zu sein. Oder sie verstehen ihre Rollen und Aufgaben nicht. Oder sie halten seelenruhig die Füße still, bis ein in ihren Augen adäquates Briefing erfolgt oder mit etwas Glück der Projekt-Kelch gänzlich an ihnen vorübergeht.
  • Das Budget ist immer knapp. Immer. Also wirklich IMMER.
  • Der Zieltermin ist gesetzt und ist in den meisten Fällen so sportlich, dass die Realisierbarkeit des Projektes fraglich ist.
  • Eine Projektvorbereitungsphase und eine Risikobewertung sind oftmals seitens des Auftraggebers unerwünscht. Denn schließlich möchte niemand „Zeit verschwenden, weshalb man auch direkt schon mal losgelegt hat.

 

Wie auch immer die Um- oder sogar „Zustände“ sind, die Sie vorfinden: Jetzt heißt es aufgepasst.

Denn gerade, weil Sie neu in Ihrer Rolle als Projektleiter und vielleicht sogar als Führungskraft sind, ist es umso wichtiger, dass Sie sich einen Überblick verschaffen. Nehmen Sie sich unbedingt die Zeit das Projekt ordnungsgemäß aufzusetzen!

Auch wenn Sie nicht von Anfang an in das Projekt involviert waren, werden Sie als Projektmanager am Ende die Verantwortung für Projekterfolg oder Misserfolg tragen.

Wenn Sie sich jetzt dazu überreden lassen, beim einem „kopflosen Ritt“ einfach aufzuspringen, stehen der Projekterfolg und damit Ihre eigene Reputation auf dem Spiel.

So sollten Sie Ihr Projekt in jedem Fall vorbereiten

Wie viel Druck auch ausgeübt wird, lassen Sie sich keinesfalls dazu hinreißen die Projektvorbereitungsphase ausfallen zu lassen.

Denn ohne ordnungsgemäße Vorbereitung droht jedes Projekt zeitlich aus dem Ruder zu laufen und jeglichen Zeitrahmen und damit auch den Budgetrahmen zu sprengen.

Folgende Fragen sollten Sie sich in der Vorbereitungsphase zwingend beantworten können:

  • Habe ich den Projektauftrag vollumfänglich verstanden? Ist mir das Projektziel klar?
  • Ist die Ausgangslage vollumfänglich analysiert? Wurde eine Projektumfeld-Analyse und gegebenenfalls auch eine Stakeholder-Analyse durchgeführt?
  • Ist bereits eine Risikoanalyse erfolgt? Sind die Risiken allen Auftraggebern klar?
  • Wurde die Team-Zusammensetzung dahingehend geprüft, dass alle für den Projekterfolg benötigten Kompetenzen vorhanden sind? Welche Kompetenzen werden darüber hinaus benötigt?
  • Habe ich einen Überblick über den Status Quo der begonnenen Arbeitspakete?
  • Wie sollen die Projektdokumentation und der Reporting-Intervall aussehen und welche Erwartungshaltung haben meine Auftraggeber dazu?

Auf die ersten drei Punkte sollten Sie Ihren Fokus lenken, denn diese Faktoren können binnen kürzester Zeit zum Misserfolg des Projektes führen. Bei allen anderen können Sie auch nach der Projektübergabe an Sie nachjustieren.

Je schneller und vollumfänglicher Sie offene Fragen direkt zum Projektstart klären, desto sicherer können Sie sein, dass das Projekt ordnungsgemäß durchläuft.

Mit einer ordentlichen Vorbereitung sind zudem der Kosten- und auch der Zeitaufwand im Projekt geringer.

Mögliche Probleme können bereits im Vorfeld erkannt und etwaige Fehler reduziert oder sogar vermieden werden.

Dank ordnungsgemäßer Planung sorgen Sie für maximale Transparenz und Effizienz im Projekt.

Sie können Entscheidungen schnell treffen und sind – ebenso wie Ihr Projektteam – jederzeit aussagefähig.

Das wiederum wirkt sich auch positiv auf die Motivation aller Projektmitglieder sowie die Zufriedenheit Ihrer Auftraggeber aus.

Praxistipp

Doch was tun, wenn Sie sich zum Projektstart bereits mitten im Projekt befinden?  Wenn eine Projektvorbereitungsphase aus zeitlichen sowie Budget-Gründen explizit unerwünscht ist?

Aus meiner Projekterfahrung kann ich Ihnen folgende Tipps mit an die Hand geben.

Zum einen sollten Sie die Vorbereitung niemals „Vorbereitung“ nennen. Kommunizieren Sie diese Phase lieber als „die Klärung offener Fragen.“

Das wirkt proaktiv und verschafft Ihren Auftraggebern ein gutes Gefühl, die richtige Person mit der Projektleitung beauftragt zu haben. Zudem vermeiden Sie dabei den Eindruck zu erwecken, den Projektauftrag nicht verstanden zu haben und sich lediglich Zeit verschaffen zu wollen.

Zum anderen hilft es sehr, nicht nur mit Ihrem Auftraggeber zu sprechen, sondern zeitnah Termine mit jedem einzelnen Projektmitglied zu machen.

Bringen Sie schnellstmöglich in Erfahrung, wer seit wann an welcher Aufgabe sitzt und was genau gebrieft wurde.

So sind Sie zeitlich unabhängig von Ihrem Auftraggeber, der in der Regel mindestens im mittleren Management sitzt und wenig Zeit für Sie hat.

Zuletzt hilft es auch, die Vorbereitungsphase parallel zur Erledigung der ersten Arbeitspakete durchzuführen.

Suchen Sie sich dazu ein oder zwei Arbeitspakete, die schnell zu einem Ergebnis führen und bereiten Sie Ihr Projekt nebenbei detailliert vor.

Sie werden selbstverständlich anfangs langsamer und weniger häufig Arbeitsergebnisse bzw. fertige Arbeitspakete präsentieren können.

Erfahrungsgemäß verübelt es Ihnen jedoch niemand, wenn es anfangs noch etwas langsamer vorangeht.

Spätestens, wenn das Projekt aufgrund einer soliden Vorbereitung richtig Fahrt aufnimmt,  Sie fertige Arbeitspakete präsentieren und auch kritische Deadlines halten konnten, hinterfragt niemand mehr Ihre Methode.

Fazit

Eine solide Projektvorbereitungsphase ist das A und O eines erfolgreichen Projektes – insbesondere dann, wenn Sie im Projektmanagement oder Ihrer Führungsrolle neu sind oder ein Projekt zeitlich oder budgetär kritisch und verfahren ist.

Verschaffen Sie sich die benötigte Zeit, indem Sie parallel neben der Erarbeitung der Analysen auch zügig erste Arbeitsergebnisse präsentieren.

Thematisieren Sie die Vorbereitungsphase niemals, aber führen Sie sie dennoch durch, indem Sie sich  auch jenseits Ihres Briefings umgehend einen Überblick verschaffen und offenen Punkte zeitnah klären.

Machen Sie sich schnellstmöglich unabhängig von Ihrem internen Auftraggeber, indem Sie frühzeitig Termine mit Projektmitgliedern machen und Informationen zum Status Quo des Projekts beschaffen. Je schneller Sie selbstständig arbeiten können, umso besser für alle Beteiligten.

In jedem Fall gilt: Keine falsche Scheu, legen Sie einfach los.

 

Welche Erfahrungen haben Sie mit Projektstarts gemacht und welche Strategien haben Ihnen geholfen? Schreiben Sie mir gerne, ich bin sehr gespannt zu hören, was Sie berichten.

Ihre

MonikaBeyer-StrategieberatungTrainingWorkshopBusinessCoaching
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2018-08-28T17:53:50+00:00

About the Author:

Monika Beyer
Monika Beyer ist Diplom-Kommunikationswirtin BAW und Strategieberaterin. Schwerpunktmäßig unterstützt sie mittelständische Unternehmen dabei, das Unternehmen, seine Führungskräfte und Teams zu entwickeln. Ihr besonderer Fokus liegt auf Motivation und -kommunikation. Praktische Erfahrung sammelte sie als Projektmanagerin für Mittelständler (KMU) und Konzerne - unter anderem im Rahmen von Mergers & Acquisitions (M&A). Als Strategieberaterin, Trainerin und Coach steht Monika Beyer für agile Führung, wertschätzende Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung als Schlüssel zu nachhaltiger Wettbewerbsfähigkeit.