Wie du ein Projekt heimlich vorbereitest

Wie du ein Projekt heimlich vorbereitest

Du hast dein erstes Projekt auf dem Tisch und weißt nicht so recht, wo und wie anfangen?

Worauf es gerade am Anfang ankommt, zeige ich dir im Folgenden.

Früher oder später gelangst du im neuen Unternehmen oder der neuen Position an den Punkt, an dem du erstmals Projektverantwortung übertragen bekommst.

Das ist wunderbar! Du hast jetzt die Möglichkeit dein Können richtig unter Beweis zu stellen – sowohl fachlich als auch deine Führungsfähigkeiten im Rahmen des Projekts.

Dir wird bei dem Gedanken an die neue Aufgabe kurzfristig flau im Magen?

Nicht zu Unrecht, denn mit großen Chancen gehen auch einige Risiken einher. Denn gerade, wenn du neu bist und vielleicht noch nicht so fest im Sattel sitzt, kann viel schiefgehen.

Mach dir dennoch keine Sorgen: Dein Vorgesetzter hat dir die Aufgabe übertragen, weil du entweder bereits ausreichend Vorkenntnisse in diesem Bereich hast oder er es dir einfach zutraut.

Du möchtest diese Chance ergreifen und brillieren?

Dann ist es umso wichtiger, dass du das Projekt sauber vorbereitest. Dabei wirst du in der Praxis allerdings schnell auf einige Hindernisse stoßen.

Weshalb gute Vorbereitung für dein Projekt so wichtig ist

Im Idealfall hast du dir in der Vergangenheit bereits Projektmanagement-Wissen angeeignet oder bringst erste Erfahrung mit.

In beiden Fällen weißt du es sicherlich längst: Die Projektvorbereitungsphase ist für den Projekterfolg exorbitant wichtig. Doch die Realität sieht meist ganz anders aus als die schöne Theorie.

Denn zu dem Zeitpunkt an dem dir die Ehre zu Teil wird, dein erstes Projekt als Projektmanager zu begleiten, ist vieles bereits gesetzt:

  • Das Projekt hat – oftmals völlig überstürzt – gestartet.
  • In der Regel sind der Projektstatus sowie etwaige Arbeitsstände bereits vergebener Aufgaben unklar in Ermangelung einer Projektstruktur, vorab definierter Arbeitspakete oder von Timings.
  • Das Projektteam steht fest und wurde partiell gebrieft. Aber wer hat nun bis wann welche Aufgabe zu erledigen? Das ist das Rätsel, das es seitens des frisch gebackenen Projektmanagers prioritär zu lösen gilt.
  • Die ersten Projektmitglieder arbeiten bereits mehr oder minder motiviert, in den meisten Fällen jedoch völlig unkoordiniert an irgendwelchen Arbeitspaketen. Und oftmals auch an Aufgaben, die laut aktuellem Planstand längst überholt sind.
  • Andere wissen wiederum noch nichts von ihrem Glück Teil des Projektteams zu sein. Oder sie verstehen ihre Rollen und Aufgaben nicht. Oder sie halten seelenruhig die Füße still, bis ein in ihren Augen adäquates Briefing erfolgt oder mit etwas Glück der Projektkelch gänzlich an ihnen vorübergeht.
  • Das Budget ist immer knapp. Immer, also wirklich immer.
  • Der Zieltermin ist gesetzt und ist in den meisten Fällen so sportlich, dass die Realisierbarkeit des Projektes fraglich ist.
  • Eine Projektvorbereitungsphase und eine Risikobewertung sind oftmals seitens des Auftraggebers unerwünscht. Denn schließlich möchte niemand „Zeit verschwenden, weshalb man auch direkt schon mal losgelegt hat.

 

Wie auch immer die Um- oder sogar „Zustände“ sind, die du vorfindest: Jetzt heißt es aufgepasst.

Denn gerade, weil du neu bist, ist es umso wichtiger, dass du dir einen sauberen Überblick verschaffst. Nimm dir unbedingt die Zeit das Projekt sauber aufzusetzen!

Auch wenn du nicht von Anfang an in das Projekt involviert warst, wirst du als Projektmanager am Ende die Verantwortung dafür übernehmen.

Wenn du dich jetzt dazu überreden lässt, beim einem „kopflosen Ritt“ einfach aufzuspringen, stehen der Projekterfolg und damit deine eigene Reputation auf dem Spiel.

So solltest du dein Projekt in jedem Fall vorbereiten

Wie viel Druck auch ausgeübt wird, lasse dich keinesfalls dazu hinreißen die Projektvorbereitungsphase ausfallen zu lassen.

Denn ohne saubere Vorbereitung droht jedes Projekt zeitlich aus dem Ruder zu laufen und jeglichen Zeitrahmen und damit auch den Budgetrahmen zu sprengen.

Folgende Fragen solltest du dir in der Vorbereitungsphase zwingend beantworten können:

  • Habe ich den Projektauftrag vollumfänglich verstanden? Ist mir das Projektziel klar?
  • Ist die Ausgangslage sauber analysiert? Wurde eine Projektumfeld-Analyse und gegebenenfalls auch eine Stakeholder-Analyse durchgeführt?
  • Ist bereits eine Risikoanalyse erfolgt? Sind die Risiken allen Auftraggebern klar?
  • Wurde die Team-Zusammensetzung dahingehend geprüft, dass alle für den Projekterfolg benötigten Kompetenzen vorhanden sind? Welche Kompetenzen werden darüber hinaus benötigt?
  • Habe ich einen Überblick über den Status Quo der begonnenen Arbeitspakete?
  • Wie sollen die Projektdokumentation und der Reporting-Intervall aussehen und welche Erwartungshaltung haben meine Auftraggeber dazu?

Auf die ersten drei Punkte solltest du deinen Fokus lenken, denn diese Faktoren können binnen kürzester Zeit zum Misserfolg des Projektes führen. Bei allen anderen kannst du auch nach der Projektübergabe an dich nachjustieren.

Je schneller und vollumfänglicher du offene Fragen direkt zum Projektstart klärst, umso sicherer kannst du sein, dass das Projekt sauber durchläuft.

Mit einer ordentlichen Vorbereitung sind der Kosten- und auch der Zeitaufwand im Projekt geringer.

Mögliche Probleme können bereits im Vorfeld erkannt und etwaige Fehler reduziert oder sogar vermieden werden.

Dank einer sauberen Planung sorgst du für maximale Transparenz und Effizienz im Projekt.

Du kannst Entscheidungen schnell treffen und bist – ebenso wie dein Team – jederzeit aussagefähig.

Das wiederum wirkt sich auch positiv auf die Motivation aller Projektmitglieder sowie die Zufriedenheit deiner Auftraggeber aus.

Praxistipp

Doch was tun, wenn du dich zum Projektstart bereits mitten im Projekt befindest?  Wenn eine Projektvorbereitungsphase aus zeitlichen sowie Budget-Gründen explizit unerwünscht ist?

Aus meiner Projekterfahrung kann ich dir folgende Tipps mit an die Hand geben.

Zum einen solltest du die Vorbereitung niemals „Vorbereitung“ nennen. Kommuniziere diese Phase lieber als „die Klärung offener Fragen.“ Das wirkt aktiver und du vermeidest dabei den Eindruck zu erwecken den Projektauftrag nicht verstanden zu haben oder dir Zeit verschaffen zu wollen.

Zum anderen hilft es sehr, nicht nur mit deinem Auftraggeber zu sprechen, sondern zeitnah Termine mit den Projektmitgliedern zu machen.

Bring schnellstmöglich in Erfahrung, wer seit wann an welcher Aufgabe sitzt und was genau gebrieft wurde.

So bist du auch zeitlich unabhängig von deinem Auftraggeber, der in der Regel mindestens im mittleren Management sitzt und wenig Zeit für dich hat.

Zuletzt hilft es auch, die Vorbereitungsphase parallel zur Erledigung der ersten Arbeitspakete durchzuführen.

Suche dir dazu ein oder zwei Arbeitspakete, die schnell zu einem Ergebnis führen und bereite dein Projekt nebenbei sauber vor.

Du wirst selbstverständlich anfangs langsamer und weniger häufig Arbeitsergebnisse bzw. fertige Arbeitspakete präsentieren können.

Erfahrungsgemäß verübelt es dir niemand, wenn es anfangs noch etwas langsamer vorangeht.

Spätestens, wenn das Projekt aufgrund einer soliden Vorbereitung richtig Fahrt aufnimmt und du immer häufiger fertige Arbeitspakete präsentierst und auch kritische Deadlines halten konntest, hinterfragt niemand deine Methode.

Fazit

Eine solide Projektvorbereitungsphase ist das A und O eines erfolgreichen Projektes – insbesondere dann, wenn du neu bist und ein Projekt zeitlich oder budgetär kritisch ist.

Verschaffe dir die benötigte Zeit, indem du parallel neben der Erarbeitung der Analysen auch zügig erste Arbeitsergebnisse präsentierst.

Thematisiere die Vorbereitungsphase niemals, aber führe sie dennoch durch, indem du dir umgehend einen Überblick verschaffst und offenen Punkte zeitnah klärst.

Mache dich schnellstmöglich unabhängig von deinem internen Auftraggeber, indem du frühzeitig Termine mit Projektmitgliedern machst und Informationen beschaffst. Je schneller du selbstständig arbeiten kannst, umso besser für alle Beteiligten.

In jedem Fall gilt: Keine falsche Scheu, leg einfach los.

 

Welche Erfahrungen hast du mit Projektstarts gemacht und welche Strategien haben dir geholfen? Schreib mir gerne, ich bin sehr gespannt zu hören, was du berichtest.

Wenn dir dieser Beitrag gefallen und im Idealfall auch helfen konnte, würdest du mir eine große Freude machen, wenn du ihn in den sozialen Netzwerken teilst. 1.000 Dank!

Deine MonikaBeyerCoach

Bildnachweis: Joseph Barrientos | Unsplash.com
2018-04-20T16:45:37+00:00

About the Author:

Monika Beyer
Nach einem Unfall mit Mitte Zwanzig erhält Monika Beyer die Diagnose Berufsunfähigkeit. Ein Leben im Rollstuhl ist vorprogrammiert, doch dieses Schicksal akzeptiert sie nicht. Mit Ehrgeiz und Disziplin erkämpft sie ihre Gesundheit zurück. Es folgt eine bemerkenswerte persönliche und berufliche Entwicklung. Zehn Jahre später ist sie längst in den Beruf zurückgekehrt und erfolgreicher und glücklicher als je zuvor. Heute unterstützt sie mit Leidenschaft, Klarheit und Charisma andere Menschen dabei, beruflichen Erfolg zu realisieren und ein selbstbestimmtes, erfülltes Leben zu leben.